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1. FINALIDADE:

Dispor sobre os procedimentos a serem adotados pelos servidores da Prefeitura Municipal de Cotriguaçu quando do recebimento de recursos através de adiantamento, nos termos da Lei Municipal nº 284/2.002 e da Lei nº 4.320/1.964.
 

1. ABRANGÊNCIA:

Abrange todos os órgãos do Município bem como da Administração Indireta.
 

1. BASE REGULAMENTAR:

 
A presente Instrução Normativa tem como base regulamentar a Lei nº 284/2.002 e a Lei nº 4.320/1964.
 

1. RESPONSABILIDADES:

 

• DA UNIDADE RESPONSÁVEL PELO CONTROLE INTERNO:

Promover discussão técnica com as unidades executoras para definir as rotinas de trabalho.
Através de atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções Normativas.
 

•  DAS UNIDADES EXECUTORAS:

 
Atender às solicitações da Unidade Responsável pela Instrução Normativa na fase de sua formatação, quanto a fornecimento de informações e à participação no processo de elaboração.
Alertar a Unidade Responsável pela Instrução Normativa mudanças que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, tendo como objetivo aperfeiçoar os trabalhos e aprimoramento do controle.
As Unidades Executoras são todas as unidades envolvidas no processo, sendo de sua responsabilidade manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da unidade, para o fiel cumprimento da mesma;
 

1. OBJETIVO:

Esta Normativa tem como objetivo orientar e normatizar o pagamento de adiantamentos para os servidores públicos e agentes políticos bem como a devida Prestação de Contas.
 

1. DOS PROCEDIMENTOS:

Art. 1º - Esta Instrução Normativa visa consolidar orientações e procedimentos a serem adotados, na execução das despesas mediante o regime de adiantamento, pelos órgãos da administração Direta do Município de Cotriguaçu.
Art. 2º - A concessão de adiantamentos para os servidores públicos do município de Cotriguaçu será nos termos da Lei nº 284/2.002  e da presente Instrução Normativa, devendo em todo o caso observar ainda a Lei nº 4.320/64.
Art. 3º - O adiantamento consiste na entrega de numerário a servidor público, sempre precedido de empenho na dotação própria para o fim de realizar despesa que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação.
Art. 4º - Serão liberados adiantamentos para custear pequenas despesas emergenciais das secretarias e adiantamentos para custear despesas com viagens de funcionários a serviço do município.
Art. 5º - Não será concedido adiantamento para o servidor que tenha em seu alcance adiantamento sem a devida prestação de contas.
 

1. DOS ADIANTAMENTOS PARA VIAGEM:

Art. 6º - O servidor público quando em viagem poderá solicitar adiantamento para as seguintes eventuais despesas:
I – Material de Consumo para atender situações de emergência;
II – De pequeno valor e de pronto pagamento (pedágio, estacionamento);
III- Extraordinários e urgentesmediante justificativa;
IV – Combustível;
V – Serviços de borracharia, mecânicos ou elétricos para os veículos públicos quando em viagem;
VI – Passagens ou despesas para transporte;
VII- Hospedagem nos distritos do município;
VIII- Diárias e ajudas de custo;
IX – Outros serviços urgentes mediante justificativa;
Art. 7° - Aaplicação do adiantamento não poderá divergir das finalidades constantes na presente Instrução Normativa.
Art. 8º - O adiantamento será depositado na conta do servidor solicitante antes da ocorrência da despesa.
 

1. DOS ADIANTAMENTOS PARA PEQUENAS DESPESAS EMERGENCIAIS:

Art. 9º - São consideradas despesas emergenciais (miúdas e de pronto pagamento), as despesas que se realizarem com:
I – Despesas com correios, postagens e encomendas, transportes urbanos, pequenos concertos, encadernação avulsa, fotocopias, impressos, em quantidade restrita ou de pequeno vulto para consumo imediato.
II - Despesas de pequeno vulto e de necessidade imediata, desde que devidamente justificada.
§ 1º - Considera-se como despesa de pequeno vulto, aquelas despesas cujo valor não ultrapasse 10%(dez por cento) do valor estipulado no art. 24, II da Lei nº 8.666/93.
III - Despesas judiciais.
IV - Despesas com representação eventual.
V - Despesa extraordinária e urgente, cuja realização não permita delongas.
VI - Despesa que tenha que ser efetuada em lugar distante da sede da Prefeitura, desde que devidamente justificada.
 

1. NÃO SE FARÁ ADIANTAMENTO NOS SEGUINTES CASOS:

Art. 10 - É vedado realizar, pelo regime de adiantamento, as seguintes despesas:
I - para atender despesas já realizadas, assim entendidas aquelas realizadas antes do respectivo empenho;
II - a servidor público ou agente político municipal responsável por 02 (dois) adiantamentos;
III – a responsável por adiantamento com prazo de prestação de contas vencido;
IV - a servidor público ou agente político municipal que deixar de atender a notificação de regularização de prestação de contas;
V - a servidor público municipal com férias ou licença programadas para o mês subsequente.
VI – Despesas com artigos em quantidade maior, de uso ou consumo remoto;
VII – Para compras de equipamentos de uso permanente;
VIII – Com serviços de terceiros e com a aquisição de materiais que possam ser atendidos mediante contrato formal;
IX – Para aquisição emergencial de material de consumo ou de serviço quando da ausência de planejamento da despesa.
 

1. DA SOLICITAÇÃO DE ADIANTAMENTO

Art. 11 - O pedido de adiantamento deve ser solicitado através de formulário próprio (Anexo I), preenchido de forma clara, sem emendas, rasuras ou entrelinhas, contendo, os seguintes requisitos:
I - nome completo, cargo ou função do servidor responsável pelo adiantamento;
II - importância solicitada em valor numérico e por extenso;
III - finalidade para o que se destina, com identificação da espécie da despesa;
IV - dotação orçamentária;
V - prazo para aplicação;
Art. 12 - O pedido de adiantamento será formulado para a (o) Secretária (o) Municipal de Administração que deverá autorizar a realização do mesmo.
 

1. DO PRAZO DE APLICAÇÃO

Art. 13 - O prazo de aplicação não poderá exceder o dia 28 de cada mês, salvo situações excepcionais devidamente justificadas na solicitação de adiantamento.
§ 1º É vedada a prorrogação do prazo de aplicação. Não havendo a aplicação até o final do prazo estabelecido, o valor não aplicado deverá ser devolvido aos cofres públicos.
§ 2º Nenhum adiantamento poderá ter sua prestação de contas postergada para o exercício seguinte.
 

1. DA PRESTAÇÃO DE CONTAS DOS ADIANTAMENTOS

Art. 14 - O servidor público ou o agente político municipal responsável pelo adiantamento deverá, no prazo de 10 (dez) dias, a contar do termo final do período para aplicação efetuar a devida prestação de contas do adiantamento no Departamento Responsável.
§ 1º Para cada adiantamento deverá ser elaborada uma prestação de contas.
Art. 15 - A prestação de contas far-se-á mediante formulário próprio (Anexo II), preenchido de forma clara, sem emendas, rasuras ou entrelinhas, e conterá os seguintes documentos:
I - Balancete de prestação de contas, do qual constará:
a) nome do servidor público ou agente político municipal responsável;
b) número do empenho e respectivos dados;
c) o valor adiantado;
d) classificação da despesa;
e) Relação das despesas realizadas, discriminadas em ordem cronológica, com nome do fornecedor, valor, número da nota fiscal e data da referida nota fiscal;
f) saldo a devolver, quando houver;
g) data, assinatura e carimbo do servidor público ou agente político municipal responsável pelo adiantamento.
II – cópia da Nota de Empenho, referente à parcela do recurso recebido;
III - documentos comprobatórios das despesas realizadas (Nota Fiscal);

1. Para despesa com borracharia quando realizadas nas estradas ou rodovias poderá ser aceito o recibo de prestação de serviço, desde que no mesmo conste a data da prestação de serviço, o CPF, o nome e o endereço do prestador, o valor do serviço prestado, constar ainda o nome e o CNPJ da Prefeitura Municipal de Cotriguaçu e a assinatura do prestador de serviço no recibo;
   Não será aceito recibo no caso de compra de material de consumo, hospedagem nos distritos do município ou nos serviços em que o fornecedor é obrigado a elaborar a Nota Fiscal;
   Será aceito recibo de prestação de serviço, quando o serviço for executado por pessoa física, nesse caso deverá o prestador efetuar o recibo em nome da Prefeitura Municipal de Cotriguaçu, constar ainda no mesmo o número do CNPJ da Prefeitura, o CPF do prestador de serviço, o valor e o serviço prestado e o endereço do prestador;
   No caso de passagens a mesma servirá como comprovante da realização de despesa devendo o servidor anexar a passagem original na prestação de contas;
   Quando o fornecedor não for obrigado a emitir Nota Fiscal, poderá o mesmo elaborar o recibo de prestação de serviço desde que no mesmo conste as seguintes informações: a data da prestação de serviço, o nome da Prefeitura Municipal de Cotriguaçu, o CNPJ da Prefeitura, o CPF do prestador de serviço, o valor, o serviço prestado e o endereço do prestador;
   Em todos os demais casos o documento válido para comprovar a despesa será a Nota Fiscal emitida em Nome da Prefeitura Municipal de Cotriguaçu;
   Não serão aceitos documentos rasurados ou ilegíveis.

IV – Cópia da DAM ou da Transferência Bancaria comprovando a devolução dos recursos aos cofres públicos;
§ 1º Em cada documento constará, obrigatoriamente, atestado de recebimento das mercadorias adquiridas ou da prestação dos serviços.
§ 2º O servidor ou agente político deverá entregar a prestação de contas para o servidor responsável pela análise do referido adiantamento.
 

1. DA APROVAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

 
Art. 16 – Toda prestação de contas deverá ser analisada e aprovada pela (o) responsável pela análise da prestação de contas, que deverá ser designada através de portaria do chefe do poder executivo.
§ 1º - A (o) responsável por analisar as prestações de contas do adiantamento deverá efetuar a analise dos adiantamentos no prazo de10(dias) após a realização da prestação de contas.
§ 2º - A (o) responsável pela analise da prestação de contas deverá elaborar o relatório de aprovação ou não do adiantamento em análise, devendo se for o caso notificar o servidor para que o mesmo apresente as devidas justificativas.
§ 3º - Caso a prestação de contas realizada esteja conforme o disposto na presente normativa a mesma será aprovada.
 
 

1. DA NÃO APROVAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Art. 17. Os comprovantes que não se revestirem dos requisitos legais e os pagamentos efetuados em desacordo com a finalidade a que se destinou o adiantamento serão glosados.
§1º - Na hipótese de glosa parcial ou total, considerar-se-á em alcance o servidor e/ ou agente político, sem prejuízo da apuração de sua responsabilidade.
§2º - Da decisão do dirigente do órgão ou entidade, que ordenar a glosa cabe ao servidor e/ou agente político, no prazo de 05 (cinco) dias úteis contados da notificação, recurso, administrativo ao Ordenador de Despesas.
§3º - Esgotado o prazo sem que o servidor e/ou agente político tenha recolhido a importância glosada ou interposto o recurso, o Ordenador da Despesa o notificará no prazo de 05 (cinco) dias úteis, recolher aos cofres públicos o valor atualizado da glosa.
§4º - A importância glosada recolhida nos termos do parágrafo anterior, ou o provimento do recurso descaracterizará o alcance, dando-se como liquidada a comprovação do adiantamento.
§5º - Quando, no processo de comprovação de adiantamento, houver glosa ou denegação do recurso administrativo, a Seção de Contabilidade só baixará a responsabilidade mediante a prova de recolhimento integral aos cofres públicos da importância glosada.
§ 6º – Serão consideradas irregulares as prestações de contas:
I - com documentação incompleta e/ou que não ofereça condições para a comprovação da boa e regular aplicação dos recursos públicos;
II – com documentação que evidencie que a aplicação foi efetuada de forma diversa da finalidade para a qual o adiantamento foi autorizado;
IV – cujo valor aplicado esteja acima do valor de mercado.
 

1. RESTITUIÇÃO AOS COFRES PÚBLICOS

Art. 18 – O valor não utilizado ou que tenha motivo de glosa deverá ser devolvido aos cofres públicos no prazo de 05 (cinco) dias uteis a contar do termo final do período de aplicação.
Art. 19 – O saldo de adiantamento não utilizado será recolhido à Tesouraria da Prefeitura, mediante guia de arrecadação onde constará o nome do responsável e identificação do adiantamento cujo saldo está sendo restituído.
 
Art. 20 - A restituição do saldo de adiantamento será contabilizada da seguinte forma:
§ 1º - como anulação de despesa, quando ocorrer no mesmo exercício financeiro;
§ 2º - como indenização, quando ocorrer após o exercício financeiro.
 
 

1. DA AUDITORIA PELA CONTROLADORIA

Art. 21 – Após o parecer da (o) responsável por analisar a prestação de contas conforme o art. 16, o processo deverá ser arquivado no departamento de contabilidade.
 
Art. 22 - A Controladoria poderá analisar os processos de concessão de adiamento através do método de amostragem e emitir o parecer final sobre o referido processo.
 
§ 1º As pendências de prestações de contas e irregularidades constatadas serão acompanhadas através das cópias das notificações encaminhadas para a Controladoria.
 

1. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 
Art. 23. Esta Instrução Normativa deverá ser atualizada sempre que fatores organizacionais, legais ou técnicos assim o exigirem, bem como de manter o processo de melhoria contínua.
Art. 24 - A concessão de adiantamentos sem a observância das condições, procedimentos e comprovações estabelecidas nesta Instrução Normativa constitui omissão de dever funcional, e poderá sujeitar os agentes que procederem indevidamente à imputação de responsabilidade, sem prejuízo de outras medidas administrativas.
Art. 25 - A ausência de prestação de contas dos adiantamentos, ou o não ressarcimento de despesas consideradas irregulares, sujeitará o responsável à responsabilização pelo valor, que será caracterizada através de processo de tomada de contas especial, a ser desenvolvido conforme normas do Tribunal de Contas do Estado.
 
Art. 26 Integram esta Instrução Normativa os seguintes anexos:
a) Anexo I - modelo padronizado de formulário para pedido de adiantamento;
b) Anexo II - modelo padronizado de formulário para prestação de contas;
Art. 27. Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua publicação.
Art. 28. E por estar de acordo, firmo a presente instrução normativa em 02 (duas) vias de igual teor e forma, para todos os efeitos legais.
 
 
 
Cotriguaçu – MT, 18 de abril de 2.018.
 
 
 
 
 
Adalberto Cazarin da Silva
Controlador Interno
 
 


Jair Klasner
Prefeito Municipal